Использование данных из Sharepoint в Excel

Продолжим изучать возможности по обработке данных, хранящихся в MS Sharepoint. В этом уроке будет показано, каким образом можно использовать результаты SQL-запросов к MS Sharepoint из MS Excel. Или другими словами — как создать сложную цепочку передачи и обработки данных MS Sharepoint – MS Access – MS Excel. Естественно возникает вопрос: зачем все усложнять, если из MS Excel можно напрямую получить данные Sharepoint? Включение в цепочку MS Access позволяет простым способом произвести фильтрацию, объединение и агрегацию данных. Например, получить число работников в каждом из филиалов, у которых есть дети старше пяти лет и т.д.


Для начала создадим новый Excel-документ и выберем вкладку данные (нажмите на картинку для увеличения, она откроется в новом окне):

Sharepoint&Excel

В левом верхнем углу нажимаем на значок «из Access». В результате откроется следующее диалоговое окно:

Sharepoint&Excel

В адресной строке в самом верху диалогового окна вводим URL библиотеки MS Sharepoint, в которую мы сохранили файл базы данных MS Access в предыдущем уроке. Нажимаем Enter на клавиатуре и ниже выбираем файл с базой данных, как показано на рисунке. Нажимаем «Открыть». В открывшемся окне мы видим SQL-запрос, который мы создали ранее:

Sharepoint&Excel

Если бы в базе данных MS Access были бы еще таблицы или запросы, то мы бы также увидели их в этом списке. Выбираем запрос и нажимаем «Ok». Указываем, куда необходимо импортировать данные, и снова нажимаем «Ok».

Sherepoint&Excel

Видим, что данные из запроса, объединившего два списка MS Sharepoint, а также названия колонок появились в Excel:

Sharepoint&Excel

Теперь их можно использовать привычным образом для построения графиков и сводных таблиц, а также для формирования различных отчетов. Если Вам необходимо обновить данные из MS Sharepoint, нужно нажать правой кнопкой мыши на ячейки с нужными данными и выбрать пункт обновить, как показано ниже:

Sharepoint&Excel

Понравилась статья?

Поделитесь ей с друзьями:

Есть вопросы? Задайте их через форму комментариев.
 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *