MS Sharepoint позволяет в короткие сроки с минимальными знаниями создать корпоративную базу структурированных связанных данных, а также предоставляет удобный интерфейс для расширения, отображения и изменения этих данных. Также Sharepoint позволяет создавать сводные представления данных из разных списков и библиотек.

В данной статье будет показано каким образом можно работать с данными портала Sharepoint через MS Access. С точки зрения пользователя это позволит анализировать хранящиеся данные — строить сводные отчеты, производить пакетные операции (изменение, удаление, преобразование), создавать адаптеры для сторонних приложений. С точки зрения разработчика MS Access позволяет работать со списками и библиотеками Sharepoint как с реляционной базой данных с четкой связанной структурой хранения, чего нельзя сказать о внутреннем устройстве базы Sharepoint (об этом упоминалось в предыдущих статьях).

Для примера были созданы два пустых настраиваемых списка Sharepoint (в данной статье картинки кликабельны, открываются в этом же окне):

В первом списке помимо стандартной колонки «Наименование», создаем колонку Number1 для хранения чисел. Аналогично поступаем со вторым списком. Также для примера связи между списками во втором списке создадим ссылку на первый. Для этого откроем второй список, перейдем на вкладку «Работа со списком/список» и выберем кнопку «Параметры списка»:

Для создания новой колонки нажимаем на ссылку «Создать столбец»:

На следующей странице выбираем тип данных столбца – «Подстановка», указываем что данные необходимо получить из первого списка – List1. При этом в колонке будут отображаться данные из столбца «Название» первого списка. После этого подтверждаем создание столбца и переходим в первый список:

Добавим несколько элементов в список, для этого воспользуемся ссылкой «Добавить элемент»:

Аналогично сделаем со вторым списком List2. На скриншоте ниже видно, что для заполнения данных связанного столбца Sharepoint приводит значения колонки «Наименование» из первого списка.

На скриншоте показано как выглядит второй список после заполнения.

После подготовки данных открываем MS Access. На главном экране нажимаем дважды на пункт «Новая база» (название базе можно задать, заполнив значение поля в левой части экрана).

После этого Access автоматически создаст пустую таблицу.

Для подключения к Sharepoint, открываем вкладку «Создание» и далее пункт «Списки Sharepoint/Существующий список Sharepoint».

Указываем корневую url портала Sharepoint и выбираем опцию «Создать связанную таблицу для связи с источником данных». При таком выборе любые изменения в таблице из MS Access будут транслироваться в Sharepoint, т.е. удаление строки в Access приведет к удалению этой же строки в Sharepoint. Нажимаем «Далее».

Продолжение читайте в следующей статье.